Estrategia del Sistema Interno de Información y Protección del informante de Vintegris

Los principios básicos de actuación sobre los que se fundamenta esta Estrategia son los que se detallan a continuación:

• Cumplimiento normativo: la legalidad y ética corporativa son pilares integrantes del Sistema. Por ello, las comunicaciones serán tramitadas de manera íntegra y profesional, y en cumplimiento de la legislación vigente, normativa interna de aplicación y, en especial, de la normativa en materia de protección de datos.
• Tolerancia cero a las represalias: VÍNTEGRIS no tolerará que ningún empleado pueda intimidar a otro compañero o le impida informar de una conducta cuestionable o contraria a la ley y las normas internas de VÍNTEGRIS. De la misma forma, VÍNTEGRIS no tolera la adopción de ningún tipo de represalia contra el Informante que comunique una Infracción de buena fe y de acuerdo con la normativa interna de VÍNTEGRIS. VÍNTEGRIS se compromete a impedir, investigar y actuar ante cualquier intimidación o represalia, directa o indirecta, así como la amenaza o tentativa de represalia contra:
  • El Informante, por el mero hecho de haber comunicado la Infracción de acuerdo con la normativa interna de VÍNTEGRIS o por haber usado un canal externo o haber realizado una revelación pública, de acuerdo con la legislación aplicable; o
  • Cualquier otro empleado que le asista en este proceso, o participe en el mismo (por ejemplo, como testigo o aportando información).
• Los actos de represalia incluyen, entre otros, el trato discriminatorio o desfavorable, el descenso de categoría o la denegación injusta de un ascenso, la modificación de las condiciones laborales o la rescisión del contrato. VÍNTEGRIS dispone de un Protocolo prohibición represalias y tomará todas las medidas que considere necesarias para proteger a los Informantes de las represalias y preservar así la integridad e imparcialidad de la Instrucción o investigación de las irregularidades denunciadas. Cualquier empleado que tome represalias o perjudique personalmente a un Informante será objeto de medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido.

Sin perjuicio de lo anterior, la mera comunicación de una Infracción no exime de responsabilidad al Informante que hubiera participado en la mala conducta reportada, si bien VÍNTEGRIS podrá tener en cuenta la puesta en conocimiento de la Infracción al determinar las medidas a tomar.

Cualquier persona que crea que es víctima de intimidación o represalias debe informar inmediatamente a través de los canales de comunicación habilitados dentro del SII, utilizando preferentemente el Canal de Denuncias de VÍNTEGRIS.

• Independencia e imparcialidad: el Sistema garantizará una audiencia imparcial y un tratamiento justo para todas las personas afectadas. Todas las personas que intervengan en el procedimiento actuarán de buena fe en la búsqueda de la verdad y el esclarecimiento de los hechos.
• Transparencia y accesibilidad: se velará por qué la información sobre el Sistema y su regulación sea transmitida de forma clara y comprensible, para la publicidad y accesibilidad del Sistema.
• Trazabilidad y seguridad: el Sistema integrará todas las medidas que resulten necesarias para garantizar la integridad, seguimiento y seguridad de la información.
• Confidencialidad y anonimato: el Sistema garantizará el anonimato y en todo caso la máxima confidencialidad de la identidad del informante, de la información comunicada y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma. La identidad del Informante se garantizará en todas las etapas del proceso, la cual no se divulgará a terceros, a los sujetos sobre los cuales versen las Infracciones ni a sus superiores jerárquicos, a menos que la ley exija su divulgación o en los casos de situaciones de acoso en las que la eficacia de la Instrucción depende en gran medida de que se conozca, si bien, de manera limitada a un número muy restringido de personas responsables de la Instrucción o si nos ha dado su consentimiento para revelar su identidad.

Asimismo, el Sistema permitirá la presentación de comunicaciones anónimas, si bien animamos a los Informantes a aportar datos identificativos o de contacto en la comunicación, dado que permite una mejor y más eficiente gestión de la misma.

Las medidas de seguridad anteriores también se aplican a las personas relacionadas que de buena fe le ayuden o le apoyen en la comunicación de su preocupación, por ejemplo, compañeros y familiares. Sin embargo, no se aplicará dicha protección si informa de una preocupación o Infracción que sabe que es falsa o se ha obtenido ilegalmente.

• Atenuante: Si el propio Informante está implicado en la mala conducta reportada, el espíritu de denuncia / colaboración se tendrá en cuenta, pero no exime que puedan tomarse las medidas disciplinarias o acciones legales correspondientes, incluidas las penales. Está prohibido obstruir cualquier Instrucción, intentar identificar la identidad de un Informante o tomar cualquier acción de represalia contra un Informante.
• Sigilo: el Sistema promoverá que las personas implicadas en la tramitación e investigación de las comunicaciones actúen con la máxima discreción sobre los hechos que conozcan por razón de su cargo o función.
• Diligencia y celeridad: el Sistema garantizará que la investigación y resolución sobre los hechos denunciados se tramiten con la debida profesionalidad, diligencia y sin demoras indebidas, de tal forma que el procedimiento pueda ser completado en el menor tiempo posible respetando las garantías debidas.
• Buena fe: todas las informaciones deben formularse de buena fe y sobre la base de pruebas razonables. El uso de mala fe de los diferentes canales de comunicación podrá llevar a VÍNTEGRIS a tomar medidas disciplinarias y/o, si es el caso, acciones legales contra el Informante. Se considerará que el Informante ha actuado de buena fe cuando tenga motivos razonables para pensar que la información mencionada es veraz, aun cuando no pueda aportar pruebas concluyentes. El Sistema velará por qué la información sea comunicada de forma honesta, íntegra y veraz, sin perjuicio de las inexactitudes u omisiones que pueda cometer de manera involuntaria el informante.
• Respeto y protección a las personas: el Sistema asegurará la adopción de las medidas pertinentes para garantizar el derecho a la protección de la dignidad e intimidad de las personas afectadas.

• Respeto a los derechos fundamentales: el Sistema garantiza el derecho de información, derecho de defensa, derecho de contradicción, derecho a la presunción de inocencia y derecho al honor de todas las personas que se vean involucradas por el procedimiento. Asimismo, estas personas tienen derecho a ser oídos en cualquier momento, en la forma en la que se considere adecuado, para garantizar el buen fin de la investigación.

• Protección de datos personales: VÍNTEGRIS se compromete a tratar en todo momento los datos de carácter personal que se proporcionen a través del Canal de Denuncias y derivados de la gestión y/o Instrucción de las Informaciones e investigaciones realizadas, cumpliendo las disposiciones de la legislación vigente en materia de protección datos y, en especial, según lo previsto en el Título VI de la Ley 2/2023.